Overenie dokumentov patrí medzi najčastejšie riešené administratívne úkony pri komunikácii s úradmi, školami, zamestnávateľmi alebo zahraničnými inštitúciami. Mnohí ľudia si však nie sú istí, či im postačí notárske overenie, alebo budú potrebovať aj úradný preklad.

Tieto dva úkony majú odlišný účel a vo viacerých prípadoch sa dokonca navzájom dopĺňajú. Správny postup vám môže ušetriť čas, peniaze aj zbytočné komplikácie pri vybavovaní dokumentov.

Overenie dokumentov – aký je rozdiel medzi notárom a úradným prekladom?

Pri pojme overenie dokumentov sa často zamieňajú dve rozdielne služby.

Notárske overenie potvrdzuje pravosť podpisu alebo zhodu kópie s originálom.

Úradný preklad zabezpečuje súdny prekladateľ a jeho úlohou je vytvoriť právne uznávaný preklad dokumentu do cudzieho jazyka alebo z cudzieho jazyka.

Tieto úkony sa nevylučujú. Naopak, pri dokumentoch určených na použitie v zahraničí bývajú často potrebné oba.

Kedy stačí notárske overenie?

Notárske overenie je vhodné v prípadoch, keď inštitúcia nevyžaduje preklad, ale potrebuje potvrdenie pravosti dokumentu alebo podpisu.

Najčastejšie ide o:

• overenie podpisu na plnej moci,
• overenie podpisu na zmluve,
• vyhotovenie overenej kópie dokumentu,
• potvrdenie zhody kópie s originálom,
• niektoré úkony na slovenských úradoch.

Notár však neprekladá dokumenty ani nepotvrdzuje správnosť ich obsahu.

Kedy je potrebný úradný preklad?

Ak sa dokument predkladá zahraničnej škole, úradu, súdu alebo zamestnávateľovi, vo väčšine prípadov je potrebný úradný preklad.

Najčastejšie ide o:

• rodné listy,
• sobášne listy,
• úmrtné listy,
• výpisy z registra trestov,
• vysokoškolské diplomy,
• maturitné vysvedčenia,
• vysvedčenia o štátnej skúške,
• rozhodnutia súdov,
• zmluvy,
• obchodné dokumenty.

Úradný preklad vyhotovuje súdny prekladateľ a obsahuje prekladateľskú doložku, úradnú pečiatku a podpis.

Kedy potrebujete notára aj úradný preklad?

V mnohých situáciách je potrebná kombinácia viacerých úkonov.

Typickým príkladom je:

• vyhotovenie úradne overenej kópie dokumentu,
• získanie apostille alebo superlegalizácie (ak je potrebná),
• úradný preklad dokumentu vrátane všetkých doložiek.

Správne poradie jednotlivých krokov je veľmi dôležité. Ak sa dokument najskôr preloží a až následne overí, nemusí spĺňať požiadavky prijímajúcej inštitúcie.

Príklad z praxe

Klient potreboval predložiť vysokoškolský diplom zahraničnej univerzite. Najskôr si nechal vyhotoviť úradne overenú kópiu diplomu, následne získal apostille a až potom bol vyhotovený úradný preklad. Vďaka správnemu postupu univerzita dokument bez problémov akceptovala.

Aké dokumenty sa najčastejšie overujú?

Medzi najčastejšie patria:

• rodné listy,
• sobášne listy,
• úmrtné listy,
• občianske preukazy,
• cestovné pasy,
• výpisy z registra trestov,
• diplomy,
• školské vysvedčenia,
• plné moci,
• obchodné zmluvy,
• zakladateľské listiny spoločností,
• notárske zápisnice.

Každý typ dokumentu môže mať odlišné požiadavky podľa krajiny alebo účelu použitia.

Čo je apostille a ako súvisí s overením dokumentov?

Ak dokument smeruje do zahraničia, samotné notárske overenie alebo úradný preklad nemusia postačovať.

V niektorých prípadoch je potrebné:

Apostille

Ide o medzinárodné overenie verejnej listiny podľa Haagskeho dohovoru.

Superlegalizácia

Používa sa pri dokumentoch určených do krajín, ktoré nie sú členmi systému apostille.

Až po vybavení týchto overení sa zvyčajne vyhotovuje úradný preklad dokumentu.

Ako zistiť, čo potrebujete?

Najlepším riešením je overiť si požiadavky konkrétnej inštitúcie.

Odporúčame zistiť:

• či postačí overená kópia,
• či je potrebné notárske overenie podpisu,
• či je vyžadovaný úradný preklad,
• či bude potrebná apostille alebo superlegalizácia,
• v akom jazyku má byť dokument predložený.

Ak si nie ste istí, odborné poradenstvo vám môže ušetriť viacero zbytočných krokov.

Na čo si dať pozor?

Pred vybavovaním dokumentov odporúčame skontrolovať:

• aktuálnosť dokumentu,
• čitateľnosť všetkých strán,
• správnosť osobných údajov,
• požiadavky prijímajúcej krajiny,
• správne poradie jednotlivých úkonov,
• lehoty na vybavenie.

Dobre pripravené dokumenty výrazne znižujú riziko, že ich bude potrebné vybavovať opakovane.

Komplexné riešenie pre vaše dokumenty

Pri použití dokumentov v zahraničí býva potrebné zabezpečiť viacero administratívnych krokov naraz. Správna kombinácia notárskeho overenia, apostille a úradného prekladu závisí od konkrétneho dokumentu aj krajiny, v ktorej bude použitý.

Dokumenty nám môžete zaslať elektronicky na posúdenie. Radi preveríme, aký postup bude vo vašom prípade potrebný, pripravíme cenovú ponuku a odporučíme najvhodnejšie riešenie.

Záver

Overenie dokumentov nemusí vždy znamenať to isté. Niekedy postačí notárske overenie podpisu alebo kópie, inokedy je nevyhnutný úradný preklad a pri použití dokumentov v zahraničí môže byť potrebná aj apostille alebo superlegalizácia.

Ak si nie ste istí, aký postup zvoliť, radi vám poradíme. Pomôžeme vám zabezpečiť úradné preklady, preveríme požiadavky na overenie dokumentov a odporučíme riešenie, ktoré bude zodpovedať vašej konkrétnej situácii.

FAQ

Aký je rozdiel medzi notárskym overením a úradným prekladom?

Notár overuje pravosť podpisu alebo zhodu kópie s originálom. Úradný preklad vyhotovuje súdny prekladateľ a slúži na oficiálne použitie dokumentu v inom jazyku.

Kedy potrebujem notára aj úradný preklad?

Najčastejšie pri dokumentoch určených na použitie v zahraničí. Môže byť potrebná overená kópia dokumentu, apostille a následne úradný preklad.

Je notár oprávnený vyhotoviť úradný preklad?

Nie. Úradné preklady môže vyhotovovať iba súdny prekladateľ zapísaný v registri Ministerstva spravodlivosti SR.

Môže byť potrebná aj apostille?

Áno. Ak dokument smeruje do zahraničia, niektoré krajiny vyžadujú okrem úradného prekladu aj apostille alebo superlegalizáciu.

Môžem si nechať poradiť, ak neviem, aké overenie potrebujem?

Áno. Stačí zaslať dokument a uviesť, v ktorej krajine bude použitý. Na základe toho vám odporučíme správny postup a pripravíme riešenie na mieru.